Wees LUDIEK met een Open-Space workshop

Of een creatief evenement ook oplevert wat u ervan verwacht, is vaak maar ten dele afhankelijk van het budget. Doorslaggevend is de mate waarin deelnemers ruimte krijgen om zich te manifesteren en zichzelf te overtreffen doordat hun creativiteit wordt geactiveerd. Die gedachte vormt dan ook de basis voor de workshops, trainingen en evenementen die we op deze website onder uw aandacht willen brengen:

Een Open-Space workshop inspireert

Stel, u wilt op een inspirerende bijeenkomst organiseren zonder de benauwde structuur van conferenties die zich kenmerkt door een vast programma vol droge sprekers, miscommunicatie en ergernis. Want u bent juist op zoek naar een meer informele manier om verschillende culturen en uitgangspunten te bundelen in sprankelende werkgroepen met wisselende samenstelling en mogelijkheden tot kruisbestuiving. Met spontane samenwerking vanuit afzonderlijke disciplines in een dynamische context waarin deelnemers openstaan voor elkaar. Waar iedereen vrij is om te switchen van de ene interessante ontwikkeling naar de andere. Met momenten van vurig debat of samen de handen uit de mouwen steken tot momenten van bezinning en inspiratie. Dan biedt een Open Space Workshop uitkomst...

Antoon Versteegde ontwikkelde inmiddels Open Space Workshops voor diverse opdrachtgevers - als concept voor grootschalige bijeenkomsten zoals overlegsituaties, fusietrajecten, personeelsfeesten, conferenties en bezinningsdagen waarbij tientallen tot vele honderden deelnemers tegelijkertijd creatief én effectief met elkaar communiceren. Door enerzijds artistiek en constructief samen te werken aan verschillende onderdelen, maar anderzijds ook op informele wijze met elkaar van gedachten te wisselen over wezenlijke thema's ontstaat er een heldere, open structuur waarin men zichzelf en elkaar regelmatig weet te overtreffen zonder dat de bijeenkomst verzandt in vaag gedoe of ontaardt in een kleurloze chaos. Want latente krachten en creatieve talenten zullen ontkiemen en een kleurrijke apotheose bewerken, een euforie die geen van de deelnemers vooraf had kunnen bevroeden.

Open Space Workshops vormen een levendige vrijplaats waar mensen in een beschermde omgeving worden uitgenodigd om ideeën, meningen, gaven, inzichten en ervaringen met elkaar te delen. Dat leidt tot inspirerende vormen van communicatie waarin enthousiasme, talent, vakkennis, beleving en inzicht van alle deelnemers de persoonlijke inzet vormen om collectief op een hoger plan te komen.

Open Space Technology

Open Space Workshops gaan uit van het principe van Open Space Technology, waarbij een optimale deelname en betrokkenheid van de deelnemers wordt bereikt doordat ze steeds volop tijd en ruimte krijgen om zich in te leven en te uiten in een aantal creatieve workshops. Een heldere opbouw in de verhaallijn met herkenbare elementen en uitdagende opdrachten draagt bij aan de kwaliteit van de resultaten. Daartoe wordt in de begeleidende teksten die elk onderdeel introduceren veelvuldig, maar met een knipoog geciteerd uit de Corporate Identity of het Mission Statement van de eigen organisatie. Daarbij horen géén saaie speeches of formele discussiegroepen met van te voren vastgestelde onderwerpen of rondvragen en ook géén verplichte voorbereidingen vooraf. Tijdens een Open Space Workshop wordt alle tijd en energie gebruikt om een optimale sfeer te genereren waarin de deelnemers alle ruimte krijgen om zichzelf en elkaar opnieuw te ervaren in een ongedwongen situatie.

Basisprincipe van zelfsturing

Open Space Technology gaat uit van de principes van zelfsturing. De deelnemers stellen daarin hun eigen programma samen aan de hand van werksessies. Open Space wordt al langer toegepast bij officiële werkconferenties en congressen van vakgenoten die in diverse simultaan gehouden sessies bespreken wat hen werkelijk bezighoudt. Zij verkennen nieuwe invalshoeken en mogelijkheden of proberen nieuwe antwoorden te formuleren op oude vraagstukken. Het basisprincipe is dat mensen zelf beter in staat zijn de voor hen relevante thema's te ontwikkelen en uit te werken dan dat dit door deskundigen wordt voorgekookt. Open Space kan bovendien grote aantallen mensen met uiteenlopende achtergrond tot elkaar brengen om visie, ideeën, creativiteit en acties met elkaar te delen. Het resultaat iseen collectieve en motiverende happening.

Open Space Work is het proces waarin een kleine of een grotere groep deelnemers vol enthousiasme haar energie kan steken in de gezamenlijke aanpak van onderwerp en werkwijze, het zoeken naar oplossingen, het creëren van nieuwe technieken, enzovoorts.

Open Space Work heeft de volgende aspecten in zich:

* Veranderingsprocessen aansturen.
* Onderling vertrouwen versterken.
* Zelfsturing bevorderen.
* Communicatie verbeteren.
* Draagvlak creëren.
* Respect voor elkaar ontwikkelen.
* Creativiteit en innovatie stimuleren.

Open Space Workshops zijn gebaseerd op zeven basisprincipes:

Wie er ook komt, het zijn altijd de juiste mensen.
In het uitnodigingstraject worden zoveel mogelijk kandidaten aangeschreven en uitgenodigd om deel te nemen aan de Open Space Workshop. Middels een nieuwsgierig makende mailing of postercampagne kan de belangstelling worden vergroot. Als er in het voortraject al een bepaalde spanning of verwachtingspatroon wordt opgebouwd is de kans groter dat de opkomst groot is en de thuisblijvers geen gelijk krijgen.

Wat er ook gebeurt, het is goed dat het gebeurt.
In overleg met de opdrachtgever en in samenspraak met handlangers binnen de organisatie wordt een aantal open workshops aangeboden. Het traject beoogt niet om een aantal van te voren bedachte producten of projecten te verwezenlijken, maar om een creatief proces op gang te brengen waarbij de deelnemers elkaar inspireren om een of ander resultaat te behalen. Daarbij zal veelvuldig geput worden uit het collectieve geheugen en de (verborgen) talenten en vaardigheden die in elk team aanwezig zijn.

(Weers)omstandigheden zijn gewoon zoals ze zijn.
(Weers)omstandigheden zijn gewoon zoals ze zijn.
Naar gelang de wensen en doelstelling van de Open Space Workshop wordt een geschikte datum gekozen en een passende locatie besproken. Uiteindelijk zullen tal van omstandigheden hun invloed uitoefenen op de stemming en omgeving waarin gewerkt wordt. Maar weer noch ambiance hoeven van doorslaggevende invloed te zijn op het welslagen van de workshops. Je krijgt het weer dat je verdient en de sfeer moet je zelf maken.

Toeval bepaalt de samenstelling van de groepen.
Om een grote groep deelnemers op gang te krijgen en kliekvorming te vermijden wordt een willekeurige indeling gemaakt in werkbare teams. Bij aankomst krijgt iedereen at random een button met een bepaalde tekst of kleur die aangeeft bij welk team men hoort. Grote borden geven vervolgens aan bij welke workshop elke groep begint en van daaruit wordt men later doorverwezen naar het volgende programmaonderdeel. Sommige groepen zullen een hechte band ontwikkelen, andere kunnen wellicht uiteenvallen doordat teamleden afhaken en zich elders aansluiten. Vrijheid blijheid.

Iedereen begint wanneer hij/zij wil beginnen.
Geen van de deelnemers weet van te voren precies wat er gaat gebeuren - en kan dus ook niet anticiperen op de situatie. Sommigen hadden iets heel anders verwacht, wellicht al gehoopt op een sportdag of een reisje naar een attractiepark. Anderen kunnen een starre houding laten zien: "Hiervoor ben ik toch niet aangenomen...?" en hebben meer tijd nodig om te acclimatiseren. Gun ze die tijd en laat ze even wennen; ze zullen regelmatig door de begeleiders worden geprikkeld om alsnog in te haken en volwaardig mee te draaien in de groep.

Iedereen stopt als hij/zij het genoeg vindt.
De meeste workshops laten de deelnemers ongewone dingen doen en ongewone dingen van zichzelf tonen op een manier de ze niet gewend zijn. Er wordt getracht een stimulerende werksfeer te creëren waarin men van de ene verbazing in de andere valt, maar zichzelf en elkaar ook regelmatig weet te overtreffen. Niet iedereen beschikt echter over dezelfde spanningsboog en soms is het gewoon even op. Men heeft snel het gevoel op persoonlijke titel beoordeeld te worden met het individuele werkstuk of met de eigen inzet. Laat iedereen in zijn waarde en zelf bepalen wanneer 'het' klaar is.

Iedereen mag gaan en staan waar hij/zij wil.
Je hebt dus het recht om te gaan en staan waar je zelf wilt. Wanneer je merkt dat je in een situatie verzeild bent geraakt waarvan je niets kunt leren of waaraan je niets kunt bijdragen: gebruik dan je twee voeten om naar een plaats te lopen waar het wellicht meer zin heeft om er te zijn. Loop dus gerust eens rond om te kijken en te bespreken wat er bij andere groepen gebeurt en doe gewoon mee als het je bevalt. Daarbij nemen deze deelnemers ideeën en ervaringen mee van de ene groep naar de andere, zodat er kruisbestuiving plaatsvindt.

Wat levert een Open Space Workshop op?

Een Open Space Workshop brengt grote aantallen mensen met verschillende achtergrond op heel concrete manier tot elkaar. Het toeval bepaald in eerste instantie hoe de groepen worden ingedeeld, maar uiteindelijk bepaal je zelf waar en wanneer je wat gaat doen en met wie. Zo worden allerlei visies, ideeën, plannen en ervaringen vanuit verschillende culturen en invalshoeken met elkaar gedeeld. Open Space Technology biedt een groot aantal voordelen en mogelijkheden voor uiteenlopende organisaties, te weten:

Het richt, voor een beperkte tijd en op creatieve wijze, ieders aandacht op een onderwerp of moment dat van belang is voor de organisatie of de groep.
Het brengt gemeenschappelijke belangen en interesses in beeld die binnen het normale dagelijkse functioneren niet of niet voldoende aan bod komen.
Het schept voor iedereen de mogelijkheid om af te haken bij activiteiten die niet langer boeien om een meer inspirerende situatie op te zoeken of die zelf te creëren.
Het is een prima gelijkmaker omdat het een grote verscheidenheid aan deelnemers uitnodigt de voor hen van belang zijnde zaken in beeld te brengen, zowel individueel als met een kleiner team of in een grote groep.
Het laat nieuwe gezichtspunten ontstaan en innovatieve oplossingen creëren en het maakt de weg vrij voor toekomstige acties.
Het geeft individuen de kans om zich op een andere manier te tonen dan men gewend is. Maskers vallen af en traditionele werkverhoudingen staan even buitenspel.
Taalbarrières worden met het grootste gemak doorbroken, waardoor Open Space Workshops zich uitstekend lenen om het ijs te breken bij Multinationale bijeenkomsten waar deelnemers nog moeten wennen aan elkaar.

Wanneer wordt een Open Space toegepast?

Open Space Technology is een levendig proces waardoor een kleine of een grote groep deelnemers kan investeren in het visualiseren van een gemeenschappelijk onderwerp of een collectief probleem, in het zoeken naar oplossingen of het creëren van nieuwe mogelijkheden, ontwikkelingen en technieken enzovoorts.

Voorbeelden hiervan zijn:

* In beeld krijgen waar mensen binnen de organisatie echt voor willen gaan.
* Nieuwe vraagstukken en mogelijkheden verkennen.
* Motiveren van een cultuur van zelfstandig werken en beslissen.
* Creatieve, innoverende of probleemoplossende plannen en technieken ontwikkelen.
* Een sterke gemeenschapszin bevorderen.
* Verschillen van mening of ernstige conflicten analyseren en oplossen.
* Het verankeren van nieuwe processen en procedures in organisaties.
* Mensen weer motiveren wanneer bepaalde zaken ontregeld raakten.